Tietosuojaseloste

Rekisterin pitäjä ja rekisteriä hoitava henkilö:

Handshake Finland Oy 
Y-tunnus: 2304112-0

Petrus Saari, Handshake Finland Oy, privacy@handshake.fi

Rekisterin nimi

Handshake Finland Oy - asiakasrekisteri

Rekisterin pitämisen peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus on Handshake Finland Oy:n asiakkaiden tilausten käsittely ja arkistointi sekä asiakassuhteen ylläpito. Tietoja voidaan käyttää toiminnan kehittämiseksi ja tilastollisiin tarkoituksiin. Henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

Suoramarkkinointiin (uutiskirjeet ja tekstiviestit) liittyvä henkilötietojen käsittely perustuu pääsääntöisesti rekisteröidyn antamaan suostumukseen tai soveltuvan lainsäädännön mukaiseen oikeutettuun etuun. Rekisteröity voi milloin tahansa peruuttaa markkinointisuostumuksensa viesteissä olevan linkin kautta tai ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

Rekisterin sisältämät tiedot

Henkilörekisteri voi sisältää seuraavia tietoja

• Henkilön etu- ja sukunimi
• Sähköpostiosoite
• Postiosoite
• Puhelinnumero
• Yritys/organisaatio
• Tiedot käsitellyistä tilauksista
• Maksutiedot, sisältäen luottosopimukset ja muut laskutustiedot
• Toimitustiedot
• Tuotearvostelut
• Verkkokaupan selaustiedot
• Päätelaitteen tunnistetiedot

Henkilötietorekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietorekisteriä käytetään seuraaviin käyttötarkoituksiin

• Asiakkuuden ylläpitäminen ja hallinta
• Tilausten toimitus, käsittely ja arkistointi
• Asiakaskokemuksen parantaminen
• Analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin
• Väärinkäytösten estämiseen
• Kohdennetun sisällön ja markkinoinnin tuottamiseen

Tietojen säilyttäminen ja suojaaminen

Henkilötietorekisteri on suojattu asiattomalta pääsyltä ja rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Handshake Finland Oy huolehtii, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Henkilötietojen säilytysajan määrittelee sen käyttötarkoitus ja lain asettamat velvollisuudet. Osassa järjestelmiä säilytysajat on rajattu teknisesti. Esimerkiksi ulkoisessa logistiikka- ja varastonhallintajärjestelmässä tilausten toimituksiin liittyvät henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan viimeistään 6 kuukauden kuluttua toimituksen valmistumisesta, ellei tietojen pidempään säilyttämiseen ole lakisääteistä perustetta.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietorekisterin tiedot saadaan asiakkaalta www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Satunnaisesti saatamme käyttää Suomen Postin ja Väestönrekisterikeskuksen osoitepalvelua.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Voimme luovuttaa ja siirtää henkilötietoja kolmansille osapuolille vain siltä osin kuin se on tarpeen palvelun tuottamiseksi, tilausten toimittamiseksi, maksamisen mahdollistamiseksi, asiakaspalvelun tarjoamiseksi, analytiikan ja raportoinnin tuottamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi. Luovutukset tehdään tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja tietoja käsitellään luottamuksellisesti.

Tyypillisiä vastaanottajaryhmiä ovat esimerkiksi:

• Maksupalveluntarjoajat ja rahoituspalvelut (maksutapahtumat, laskutus ja valitusta maksutavasta riippuen luotonhallinta) – esimerkiksi nimi ja yhteystiedot, tilaus- ja toimitustiedot sekä maksutapahtumaan liittyvät tiedot.
• Kuljetus-, logistiikka- ja varastointipalvelut (tilausten keräily, pakkaus, toimitus ja palautukset) – esimerkiksi nimi, toimitusosoite, puhelinnumero, sähköposti sekä tilauksen ja toimituksen tiedot.
• Varastonhallinta- ja tilausten käsittelyjärjestelmät (toimitusten ja varastotapahtumien hallinta logistiikkakumppanin toimesta) – esimerkiksi vastaanottajatiedot ja tilaustiedot toimitusten hoitamiseksi.
• Viestintä- ja markkinointipalvelut (uutiskirjeet, tekstiviestit, kampanja-automaatiot ja viestinnän raportointi) – esimerkiksi sähköpostiosoite, nimi ja/tai puhelinnumero, markkinointiluvat sekä viestinnän kohdentamiseen liittyvät tunnisteet (esim. segmentit/tagit) ja kampanjakohtaiset reaktiotiedot (esim. avaukset ja klikkaukset).
• Analytiikka- ja tilastointikumppanit (palvelun käytön mittaaminen ja kehittäminen) – esimerkiksi eväste- ja selaintiedot, laitetunnisteet, IP-osoite ja tapahtumatiedot.
• Viranomaiset – luovutamme tietoja toimivaltaisille viranomaisille, jos laki sitä edellyttää.

Varmistamme sopimuksin ja muin asianmukaisin suojatoimin, että henkilötietoja käsitellään tietoturvallisesti ja vain sovittuihin tarkoituksiin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Pääsääntöisesti käsittelemme henkilötietoja EU:n/ETA:n alueella. Mikäli palveluntarjoajamme tai alihankkijamme käsittelevät tietoja EU:n/ETA:n ulkopuolella, varmistamme siirron lainmukaisuuden EU:n tietosuojasääntelyn mukaisin suojatoimin, kuten Euroopan komission hyväksymillä vakiotietosuojalausekkeilla (SCC) tai muulla lainmukaisella siirtoperusteella.

Rekisteröidyn oikeudet

Handshake Finland Oy:n asiakasrekisterissä olevalla henkilöllä on oikeudet seuraaviin vaatimuksiin:

Tarkistusoikeus - Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa tietonsa rekisterissämme. Tietojen tarkastus on mahdollista yhtiön päätoimipaikassa, missä rekisteriä pidetään. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot, pyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyn on kyettävä todistamaan henkilöllisyytensä tietojen tarkistuksen yhteydessä.

Oikeus tietojen korjaamiseen - Rekisteröidyllä on oikeus vaatia korjaamaan tietonsa. Tietojen korjaaminen on mahdollista yhtiön päätoimipaikassa, missä rekisteriä pidetään. Mikäli henkilö haluaa oikaista hänestä tallennetut tiedot, pyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyn on kyettävä todistamaan henkilöllisyytensä tietojen korjaamisen yhteydessä.

Oikeus henkilötietojen poistamiseen - Rekisteröidyllä on oikeus vaatia tietojensa poistamista rekisteristä. Pyyntö tietojen poistamiseen on tehtävä kirjallisesti yhtiön päätoimipaikassa, missä rekisteriä pidetään. Mikäli henkilö haluaa poistaa hänestä tallennetut tiedot, pyyntö tulee tehdä kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyn on kyettävä todistamaan henkilöllisyytensä tietojen poistovaatimuksen yhteydessä.

Lisäksi rekisteröidyllä on EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus:

• pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa
• vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin
• peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa, siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen
• saada itseään koskevat henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä muodossa ja siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle, siltä osin kuin se on sovellettavissa
• tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle

Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Evästeet

Kävijän tietokoneelle voidaan ajoittain siirtää ns. evästeitä ("cookies"). Evästeillä voidaan kerätä tietoja esimerkiksi miltä sivulta olet siirtynyt osoitteeseen, mitä www-sivujamme olet selannut ja milloin, mitä selainta käytät, mikä on näyttösi resoluutio ja käyttöjärjestelmä, sekä mikä on tietokoneesi IP -osoite eli mistä Internet -osoitteesta lähettämäsi tiedot tulevat ja minne ne vastaanotetaan.

Sivusto käyttää evästeitä sivuston toiminnallisuuksiin, kuten esimerkiksi ostoskori-toiminnallisuuteen. Evästeet muistavat esimerkiksi, mitä tuotteita olet lisännyt ostoskoriisi, oletko käynyt jollain tietyllä sivulla aiemmin ja mitä tuotteita olet selannut. Evästeet auttavat meitä saamaan käynnistäsi yleiskuvan, jonka perusteella pystymme optimoimaan sivustoa ja muokkaamaan sitä tarpeidesi ja toiveidesi mukaan. Lisäksi käytämme evästeitä kohdennettuun mainontaan muilla verkkosivustoilla. Yleisesti ottaen käytämme evästeitä osana palveluamme, koska tahdomme tarjota sinulle mahdollisimman kiinnostavaa sisältöä.

Evästetietojen avulla palvelun kävijämääriä voidaan seurata Handshake Finland Oy:n ja sen yhteistyökumppaneiden toimesta sekä analysoida ja kehittää kävijöitä paremmin palvelevaksi. Lisäksi Handshake Finland Oy:n yhteistyökumppanit saattavat käyttää mainonnan kohdentamiseksi evästeitä, joilla kerätään tietoa kävijän vierailuista tällä ja muilla sivustoilla.

Evästeiden avulla kerättyä tietoa käytetään kävijän kiinnostusten kohteiden perusteella kohdennetun mainonnan tuottamiseen. Evästeiden avulla tehdyssä mainonnan kohdentamisessa kävijää ei yksilöidä eikä tietoja yhdistetä kävijältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin henkilötietoihin. Kävijällä on mahdollisuus estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia siten, että selain ei salli evästeiden tallentamista.  Kävijä hyväksyy, että joidenkin palveluiden osalta evästeiden käytön estäminen saattaa kuitenkin vaikuttaa palvelun toiminnallisuuteen.

Evästeiden tallennusaika laitteellasi vaihtelee. Kun eväste vanhenee, se häviää laitteeltasi automaattisesti.

Voit milloin vain estää kaikki evästeet ja/tai kolmannen osapuolen evästeet vaihtamalla tietokoneesi, tablettisi tai älypuhelimesi selainasetuksia. Näiden asetusten sijainti riippuu käyttämästäsi selaimesta. Muistathan kuitenkin, että jos estät kaikki evästeet ja/tai kolmannen osapuolen evästeet, et voi käyttää sivuston kaikkia toimintoja ja palveluita (sillä niiden toiminta perustuu evästeisiin).

Käyttämämme evästeet:

• Verkkokaupan käytön kannalta välttämättömät cookiet (ostoskori yms. toiminnallisuuksia varten)
• Local storage - notifikaatiot ja valinnat sivuilla
• Criteo retargeting (markkinointi)
• Google Analytics ja Google Ads (tilastot, mainonnan mittaaminen ja mainosten personointi. Lue lisää.)
• Facebook (markkinointi)
• TikTok (markkinointi)

Tietoturvaselosteen muuttaminen

Pidätämme oikeuden muuttaa tietoturvaselostetta lainsäädännön muuttuessa tai toiminnan kehittämisen parantamiseksi. Tämä tietosuojaseloste korvaa aikaisemman rekisteriselosteen.